Az automatizáció a bérszámfejtést is forradalmasítja

A Process Solutions számviteli- és bérszámfejtési szolgáltató 150 vállalat adatait vizsgálta meg kutatásában, amely szerint egyre többen térnek át a papírmentes, vagy akár teljesen automatizált megoldásokra. Ennek oka legfŇĎképp az, hogy az automatizált folyamatok gyorsabb és megbízhatóbb megoldások.

 A vállalatok egyre nagyobb arányban térnek át a papírmentes megoldásokra, és egyre inkább kikopik a munkaidŇĎ nyilvántartások nyomtatott része – derült ki a PS, 150 cég körében végzett kutatásából. A vállalat 4 kategóriára osztotta a munkaidŇĎ nyilvátartásokat, amelyek:

    I. Papír alapú, kézzel töltött és kézzel rögzítendŇĎ 

    II. Papír alapú, de géppel töltött és kézzel rögzítendŇĎ – pl. emailtestben vagy szöveges fájlban érkezŇĎ adatok

    III. Elektronikus, de nem teljesen automatizált - pl. táblázatos forma ami makróval/átalakítással betölthetŇĎ más szoftverbe

    IV. Teljesen automatizált – pl. valamilyen felhŇĎ alapú munkaidŇĎnyilvátartó szoftver

 

A kutatás adataiból egyértelmŇĪen látszik, hogy minél nagyobb egy vállalat, annál nagyobb valószínŇĪséggel automatizálja munkaidŇĎ nyilvántartását. Míg a 0-25 munkavállaló közötti cégméret esetében mindössze 1% használ ilyen megoldást, a 100 fölötti munkavállalóval rendelkezŇĎ vállalatok már 47%-ban tértek át online vagy felhŇĎ alapú rendszerekre (IV. kategória). Az szintén látszik, hogy a papír alapú nyilvántartás (I. és II. kategória) fŇĎleg a kisebb cégeknél tartja magát, a 0-25 fŇĎt foglalkoztató cégek 96%-a, míg a 26-99 fŇĎt foglalkoztató cégek 70%-a, a 100 fŇĎnél több munkavállalót foglalkoztató cégek már csak 25%-a használja ezt a módszert. 

 

Az automatizált munkafolyamatok egyelŇĎre inkább a nagyobb vállalatoknál elterjedtek, hiszen náluk van olyan mennyiségŇĪ adat, amelyet manuális munkafolyamatokkal már nem lehetne kezelni. Ugyanakkor a tapasztalatok alapján számos vállalatról elmondható, hogy ha készen megkapnák a rendszereket, akkor szívesebben élnének az automatizáció adta lehetŇĎségekkel, de önállóan nem akarnak vagy nem tudnak erŇĎforrásokat allokálni egy ilyen platform kialakítására.

 

Jelenleg az egyik legelterjedtebb automatizált rendszer a digitális beléptetŇĎ kapu és a kapcsolódó online jelenléti íveket kezelŇĎ felület, ami az egyes munkavállalókról minden szükséges információt automatikusan eltárol emberi beavatkozás nélkül. Lényegében hagyományos kapus beléptetési rendszert és a papíralapú jelenléti ívet már csak ott használnak, ahol internet hálózat elérés hiányában erre nincs lehetŇĎség, de ennek hatékonysága jelentŇĎsen elmarad a digitális megoldásoktól: egy közepesen bonyolult jelenléti ív berögzítése kb. 1,5 perc/fŇĎ, azonban az online rendszernek csak néhány percet vesz igénybe egy több száz fŇĎs állomány adatainak kezelése.

 

„Az online jelenléti rendszer elŇĎnye, hogy segítségével több manuális folyamat is kiküszöbölhetŇĎ, elkerülhetŇĎk a hibás rögzítések és az elírások. A rendszer további elŇĎnye, hogy egyértelmŇĪen látszik, hogy ki, mikor, milyen adatokat adott le, illetve például melyik vezetŇĎ nem hagyta még jóvá a hozzá tartozó munkavállalók nyilvántartását, tehát az ellenŇĎrzés folyamata is meggyorsítható” – mondja Varga Judit, a Process Solutions menedzsere.

 

Az esetleges ki/bejelentkezések elmaradása esetén utólag is felül lehet írni a kártya adatokat, illetve az elmaradt információkat, vagy az adatok összefésülésével riportokat is könnyedén készíthetünk a már begyŇĪjtött információkból. Állandó vagy ideiglenes jogosultságok beállításával jól megoldhatók a helyettesítések, így a szabadságok alatt sem csúszik az adatok kezelése, illetve lehet elŇĎre tervezni.

 

A jelenléti ívek mellett az automatizált folyamatoknak leginkább a jóváhagyási és adatfeldolgozási fázisoknál van jelentŇĎsége: általánosságban elmondható, hogy jelentŇĎsen felgyorsítja a szolgáltató és az ügyfél közötti munkafolyamatok elvégzését, ha a jóváhagyási fázis lehet automatizált. 

 

„Az automatizáció és a digitalizáció következŇĎ lépését az eszközfüggetlen (mobil, tablet, számítógép), felhŇĎ alapú megoldások jelentik, amire már látunk példákat és igényt egyaránt a piacon. A munkáltatók és a munkavállalók számára egyaránt könnyebbséget jelent, ha adataikat bármikor és bármilyen eszközrŇĎl megtekinthetik vagy akár kezelhetik is” – tette hozzá Varga Judit.

 
 
 

Kapcsolódó cikkek

 

Belépés

 

 

Regisztráció